HET PERSBERICHT VAN KOP TOT NOOT
Welke structuur is effectief?
Tekst[blad], maart 2003
Moet een persbericht lijken op een nieuwsbericht
in een krant of tijdschrift? Daarover lopen de visies
sterk uiteen. De één wil de journalist zoveel
mogelijk tegemoetkomen, de ander vindt het de taak van
de journalist om het nieuws te ‘vertalen’
voor zijn of haar doelgroep. Vaststaat dat nieuws eerder
in de media verschijnt als journalisten uw persbericht
minder hoeven te bewerken. Dit stelt eisen aan stijl en
inhoud van een persbericht, maar vooral ook aan de structuur.
Hoe bouwt u een persbericht idealiter op en welke formats
zijn daarbij behulpzaam?
De doelgroep van een persbericht bestaat uit journalisten.
Hoe kunt u deze doelgroep het best bedienen? Journalisten
willen in één oogopslag kunnen zien waar
het persbericht over gaat. Dit is van belang omdat redacties
dagelijks vele persberichten krijgen (bij een landelijke
krant komen er naar schatting zeker driehonderd per dag
binnen) en ze snel willen selecteren waar ze wat mee gaan
doen. Verder moeten journalisten het persbericht in korte
tijd tot nieuws kunnen verwerken. Het getuigt dus van
service aan de journalist om uw persbericht overzichtelijk
op te bouwen. Twee instrumenten bieden daarvoor houvast:
de structuurregels voor nieuwsberichten en de formats
voor logische teksten.
Structuurregels voor het nieuws
Veel persberichtenschrijvers passen technieken toe om
het bericht directer geschikt te maken voor publicatie.
Dit is wat onderzoekers aan de universiteiten van Antwerpen
en Gent ‘voorformulering’ noemen (zie het
artikel van Kim Sleurs). Ze schrijven bijvoorbeeld over
hun organisatie in de derde persoon (‘Ford investeert…’
in plaats van ‘wij investeren…’). Mijn
advies is ook de structuur van het persbericht ‘voor
te formuleren’, dus op te bouwen zoals een nieuwsbericht.
Een journalist in tijdnood – dit mag bijna een pleonasme
heten – kan snel met de tekst aan de slag om er
zijn krantenartikel, internetbericht, radio- of televisie-item
van te maken. Welke structuur hebben nieuwsberichten?
Het Basisboek journalistiek stelt de volgende
eisen:
Het bericht is ten hoogste dertig regels lang
Het doel van het nieuwsbericht is de lezer goed, duidelijk
en snel te informeren. Hetzelfde geldt voor persberichten.
Het persbericht moet daarom niet te lang zijn. De dertig
regels (circa driehonderd woorden) die journalisten aanhouden,
is voor een persbericht aan de korte kant, vooral omdat
een persbericht uit meer onderdelen bestaat dan het pure
nieuws (zie verder). Beperk u tot één A4.
Wordt het langer, zorg dan voor een overzichtelijke opbouw.
Verwijs zo mogelijk naar uw website voor meer informatie.
Het bericht beperkt zich in principe tot één
onderwerp
Behandel slechts één onderwerp per bericht.
Dit houdt de lengte binnen de perken en maakt de tekst
overzichtelijker. Voor persberichten geldt bovendien dat
u de berichten dan gerichter naar verschillende media
kunt sturen. Als twee of meer onderwerpen nauw samenhangen
(uw organisatie introduceert bijvoorbeeld een pakket aan
maatregelen), dan kunt u er wel één persbericht
over uitgeven. Een andere uitzondering is het samengestelde
persbericht: de politie stuurt bijvoorbeeld dagelijks
een persbericht over alle aanhoudingen, ongevallen en
andere voorvallen van één dag. Dit is praktisch
omdat het juist het overzicht helpt te bewaren.
In het bericht is het antwoord terug te vinden op
de vragen: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe?
De hoofdlijn van het nieuws is het antwoord op de journalistieke
vragen: wie doet wat, waar, wanneer, waarom en hoe? Deze
moet het persbericht ook behandelen. Een goed voorbeeld
daarvan is het persbericht van Greenpeace. [ingevoegd]
Het bericht is hiërarchisch van opbouw en is
‘oprolbaar’
Het bericht is opgebouwd van belangrijk naar minder belangrijk,
van algemeen naar specifiek. Het belangrijkste nieuws
staat dus bovenaan en er volgen meer details en achtergronden
naarmate het bericht vordert. Deze structuur heeft ook
voor persberichten twee voordelen: de journalist leest
snel de kern van de informatie, en het bericht is gemakkelijk
in te korten als dat nodig is. De laatste alinea’s
kunnen eenvoudigweg komen te vervallen. Het persbericht
is met andere woorden ‘oprolbaar’.
De belangrijkste elementen staan in de lead van het
bericht
Uit het voorgaande volgt ook dat het belangrijkste nieuws
in de lead (de eerste alinea van het nieuws- en persbericht)
moet staan. Dit is bijvoorbeeld niet het geval bij het
persbericht van het Openbaar Ministerie. [ingevoegd]
Het bericht is voorzien van een goede kop
De kop van een nieuwsbericht, en ook van een persbericht,
vat het nieuws kernachtig samen. Ook kunt u tussenkopjes
toevoegen, die de structuur van het bericht weerspiegelen
en prikkelen om door te lezen. Zorg dat de belangrijkste
informatie (kop, lead en tussenkoppen) ook door de vormgeving
extra opvallen.
Persberichten toen en nu
[ingevoegd twee persberichten V&W]
Twee persberichten van het ministerie van
Verkeer en Waterstaat over de Rijn: links nummer 2 uit
1954, rechts nummer 5816 uit 1999. In de loop der jaren
worden persberichten meer ter zake. Ze zijn doorgaans
korter dan vroeger, beginnen met de kern van het nieuws,
bevatten een informatieve kop en tussenkopjes. Verstrooiende
illustraties, zoals deze Lorelei, komen niet meer voor.
Formats voor persberichten
Er is nog een instrument voor het structureren van persberichten:
de zes tekststructuren die Steehouder e.a. onderscheiden
in hun klassieker Leren communiceren: de structuren
voor een probleem, maatregel, evaluatie, onderzoek, handeling
en ontwerp. Deze zijn bruikbaar voor de selectie van de
inhoud van uw persbericht, maar ook voor de logische ordening
van informatie. Wel is een aanpassing van de volgorde
nodig. Leren communiceren gaat namelijk uit van
niet-oprolbare teksten. Aangezien in persberichten de
belangrijkste informatie steeds bovenaan moet staan, moeten
de tekststructuren worden omgevormd tot persberichtenformats
(zie schema).
Probleemformat
Er zijn weinig persberichten waarin enkel een probleem
wordt gesignaleerd. Meestal koppelen de schrijvers een
problematische situatie direct aan maatregelen of besluiten.
Daarvoor is een maatregelformat geschikter. Toch komt
het wel eens voor (zie persbericht VSOP). [ingevoegd]
Maatregelformat
Dit format is bruikbaar voor persberichten over maatregelen,
acties, voorstellen en besluiten. Een voorbeeld is het
persbericht van KLM. [ingevoegd]
Evaluatieformat
Het evaluatieformat wordt gebruikt in teksten waar meningen
en oordelen gegeven worden, zoals recensies. In persberichten
kun je denken aan jaarverslagen. Het persbericht kan afsluiten
met een korte vooruitblik (‘hoe nu verder’),
maar als daar de nadruk op ligt, kunt u beter kiezen voor
een maatregelformat.
Onderzoeksformat
In persberichten wordt geregeld verslag gedaan van onderzoeken
en studies. Het aangepaste persbericht van het Amsterdamse
stadsdeel Zeeburg laat zien dat een persbericht aan leesbaarheid
wint als we het onderzoeksformat toepassen. [ingevoegd]
Aankondigingsformat
Het aankondigingsformat komt gedeeltelijk overeen met
de handelingsstructuur uit Leren communiceren.
Instructies en gebruiksaanwijzingen, die zich voor de
handelingsstructuur lenen, komen in persberichten niet
voor. Maar redelijk vergelijkbaar is de aankondiging van
evenementen en persconferenties.
Een ontwerpformat, naar analogie van Steehouders ontwerpstructuur,
lijkt niet geschikt voor persberichten. In persberichten
wordt hooguit aangekondigd dat een organisatie een nieuw
product gaat ontwerpen (maatregelformat) of een ontwerp
gaat evalueren (evaluatieformat). Het ontwerpen zelf staat
in persberichten niet centraal.
Vergelijking tekststructuren en formats voor persberichten
Tekststructuren(Steehouder
e.a.) |
Persberichtenformats |
Vergelijking |
Probleemstructuur
- wat is het probleem?
- waarom is het een probleem?
- wat zijn de oorzaken?
- wat is er tegen te doen? |
Probleemformat
- wat is het probleem?
- waarom is het een probleem?
- wat zijn de oorzaken?
- wat is er tegen te doen? |
Zelfde opbouw |
Maatregelstructuur
- wat is de maatregel?
- waarom is die nodig?
- hoe wordt de maatregel uitgevoerd?
- wat zijn de effecten? |
Maatregelformat
- wat is de maatregel?
- waarom is die nodig?
- wat zijn de effecten?
- hoe wordt de maatregel uitgevoerd? |
Grotendeels dezelfde
opbouw. Het effect kan belangrijker zijn dan de methode,
daarom staan de laatste twee vragen omgekeerd |
Evaluatiestructuur
- wat zijn relevante eigenschappen?
- wat zijn positieve aspecten?
- wat zijn negatieve aspecten?
- hoe luidt het totaaloordeel?
- wat moet dus gedaan worden? |
Evaluatieformat
- hoe luidt het eindoordeel?
- wat is beoordeeld?
- wat zijn positieve aspecten?
- wat zijn negatieve aspecten?
- (eventueel:) hoe nu verder? |
Omgekeerde opbouw. Het
eindoordeel staat niet onderaan, maar bovenaan |
Onderzoeksstructuur
- wat wordt precies onderzocht?
- waarom?
- volgens welke methode?
- met welke resultaten?
- wat zijn de conclusies? |
Onderzoeksformat
- hoe luidt de conclusie?
- wat is onderzocht?
- wat zijn de resultaten?
- waarom onderzocht?
- volgens welke methode? |
Omgekeerde opbouw. De
conclusie staat niet onderaan, maar bovenaan |
Handelingsstructuur
- wat is het doel van de handeling?
- wat zijn de voorwaarden ervoor?
- hoe verloopt de handeling in grote lijnen?- hoe
worden deelhandelingen uitgevoerd?- hoe wordt het
verloop van de handeling gecontroleerd? |
Aankondigingsformat
- wat gaat er gebeuren?
- wat is het doel van de gebeurtenis?
- wat zijn de voorwaarden om deel te nemen?
- hoe verloopt het precies? |
Vergelijkbare opbouw,
maar inhoudelijke verschillen. Het onderscheid tussen
het globale en het precieze verloop van de gebeurtenis
is minder relevant voor korte teksten, en controle
van het verloop (‘als u het apparaat goed heeft
ingesteld, gaat een groen lampje branden’) is
niet van toepassing op persberichten |
Ontwerpstructuur
- waartoe dient het?
- aan welke eisen moet het voldoen?
- welke middelen worden gekozen?
- hoe ziet het ontwerp eruit?
- wat is de waarde van het ontwerp? |
n.v.t. |
Dit is geen bruikbaar
format voor persberichten |
Tot slot, een goed gestructureerd persbericht bestaat
uiteraard nog uit andere onderdelen dan de ‘lopende
tekst’. Denk aan de aanduiding ‘persbericht’,
de naam of het logo van uw organisatie, het adres, de
datum, een embargo, een afsluitteken (waar het eigenlijke
persbericht ophoudt), een profielschets en een noot voor
de redactie (met daarin een vermelding van een contactpersoon
voor meer informatie). Deze onderdelen belanden zeker
niet in het nieuws, maar ze hebben wel een belangrijke
servicefunctie voor de journalist.
Een goed gestructureerd persbericht
– tien tips |
1. |
Beperk u tot één onderwerp per persbericht |
2. |
Houd het kort: één A4 |
3. |
Plaats achtergrondinformatie in een bijlage of verwijs
naar internet |
4. |
Beantwoord de journalistieke vragen: wie, wat, waar,
wanneer, waarom en hoe? |
5. |
Maak uw persbericht oprolbaar: zet het belangrijkste
nieuws bovenaan, de kern in kop en lead, en details
onderaan |
6. |
Maak gebruik van de vaste structuren: probleemformat,
maatregelformat, evaluatieformat, onderzoeksformat
en aankondigingsformat |
7. |
Zet de aanduiding ‘persbericht’ groot
bovenaan het bericht |
8. |
Maak uw organisatie herkenbaar: voeg uw logo toe
en sluit af met een standaard-profielschets (de zogeheten
boiler plate) |
9. |
Zorg dat de opmaak de belangrijkste informatie ondersteunt:
kop, lead en tussenkoppen |
10. |
Vergeet de datum en de contactpersoon voor meer
informatie niet |
Literatuur
N. Kussendrager, D. van der Lugt en B. Rogmans (1997).
Basisboek journalistiek, Wolters-Noordhoff, Groningen.
M. Steehouder e.a. (1992). Leren communiceren; handboek
voor mondelinge en schriftelijke communicatie, Wolters-Noordhoff,
Groningen.
De auteur
Jeanine Mies is zelfstandig tekstschrijver en trainer
schriftelijke communicatie. Onlangs verscheen van haar
hand de Persberichtenwijzer; hoe komt uw nieuws in
het nieuws? (Sdu Uitgevers) ISBN 90 12 09510 7, www.persberichtenwijzer.nl